TQM (Total Quality Management)
 |
| Gambar Skema TQM |
Salah satu upaya yang
dewasa ini sedang disosialisasikan dan dianggap tepat adalah melalui Total
Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Terpadu (MMT). Esensi dari TQM
adalah suatu filosofi dan menunjuk pada perubahan budaya dalam suatu organisasi
(pendidikan), serta dapat menyentuh hati dan pikiran orang menuju mutu yang
diidamkan. Total Quality Management merupakan sistem manajemen yang mengangkat
kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan
melibatkan seluruh anggota organisasi. Pengertian TQM dapat dibedakan dalam dua
aspek. Aspek pertama menguraikan apa TQM itu dan aspek kedua membahas bagaimana
mencapainya. Total Quality Manajement merupakan suatu pedekatan dalam
menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi
melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan
lingkungannya.
TQM
masuk dalam bidang pendidikan pada sekitar tahun 1980. utamanya dilaksanakan di
perguruan tinggi hingga pendidikan. Upaya itu terus menerus meningkat di
Inggris dan Amerika pada tahun 1990. fokus utamanya pada peningkatan kualitas
pendidikan melalui reorganisasi praktek pendidikan. Keberhasilan TQM ini dapat
dilihat dari pernyataan bahwa jaminan kualitas pendidikan sangat diperlukan dan
agar setiap lembaga pendidikan menetapkan sistem TQM-nya TQM lebih
berfokus pada tujuan perusahaan untuk
melayani kebutuhan pelanggan dengan memasokbarang dan jasa yang memiliki
kualitas setinggi mungkin. TQM merupakan paradigma baru dalam menjalankan
strategi yang berupaya memaksimumkan daya
saing perusahaan melaluiperbaikan
secara berkesinambungan atas kualitas produk, sumberdaya manusia, proses
dan lingkungan organisasi/perusahaan.Kehadiran
TQM sebagai paradigma baru menuntut komitmen jangka panjang dan perubahan total atas paradigma manajementradisional. Perlunya perubahan total dikarenakan
cara menjalankanbisnis dengan TQM berbeda sekali dengan cara
tradisional.
A. Elemen-Elemen Dalam Total Quality Manajemen
(TQM)
Sebagian
besar ilmuan sosial yang melakukan studi tentang organisasi setuju bahwa budaya
itu berasal atau bahkan terdiri dari kepercayaan atau nilai yang mendasar.
Kepercayaan dan nilai ini biasanya diciptakan dan diekspresikan oleh pemimpin
dan di tularkan pada anggotanya. Nilai yang pertama merupakan nilai yang sulit
dilaksanakan secara maksimal dalam sebuah organisasi. Sedangkan nilai yang
kedua merupakan nilai yang berhubungan secara langsung dengan adaptasi dan
pencapaian tujuan organisasi serta berhubungan tidak langsung terhadap
koordinasi dan aktivitas kerja yang efektif. Kepercayaan dan nilai
merupakan hal yang paling penting ketika menghadapi tiga bidang krusial dalam
organisasi fungsional, seperti: penyesuaian terhadap perubahan, pencapaian
tujuan, dan pengkoordinasian tenaga kerja. Nilai dan kepercayaan yang membangun
budaya TQM meyakinkan bahwa anggota organisasi kerjasama untuk menyelesaikan
kerja mereka dengan tujuan utama: Kualitas untuk pelanggan. Apabila TQM berguna
untuk membangun elemen integral dari budaya organisasi, Seperangkat nilai dan
kepercayaan merupakan bagian terpenting dari budaya tersebut. Nilai dan
kepercayaan mengingatkan pada kita yang benar dan yang salah.
Bentuk
budaya sangat komplek. Dalam membentuk budaya organisasi, kepercayaaan dan nilai
saling mendukung dan melengkapi satu sama lain. Agar dapat dimengerti dengan
baik, budaya TQM ini dibagi menjadi delapan elemen penting yaitu sebagai
berikut:
1.
etika
2.
integritas (kejujuran)
3.
kepercayaan
4.
pelatihan (training)
5.
kerja tim (team work)
6.
kepemimpinan (leadership)
7.
penghargaan (recognition)
8. komunikasi
TQM
telah diciptakan untuk menggambarkan sebuah filsafat yang menjadikan mutu
sebagai tenaga penggerak di belakang kepemimpinan, desain, perencanaan, dan
inisiatif perbaikan. Untuk hal itu, TQM membutuhkan bantuan dari kedelapan
elemen kunci di atas. Elemen-elemen ini selanjutnya dapat dikelompokkan lagi ke
dalam empat bagian berdasarkan fungsinya dalam membentuk struktur bangunan TQM.
Keempat bagian tersebut adalah:
1. pondasi – mencakup: etika, integritas
dan kepercayaan
TQM
dibangun di atas pondasi yang terdiri dari etika, integritas dan kepercayaan.
Ketiga hal tersebut membantu perkembangan keterbukaan, keadilan dan ketulusan,
serta menghargai keterlibatan semua individu. Etika, integritas dan kepercayaan
merupakan kunci untuk membuka potensi pokok dari TQM. Ketiga elemen ini
bergerak bersama-sama, namun demikian, setiap elemen menyumbangkan sesuatu yang
berbeda dalam konsep TQM.
a)
Etika
Etika
adalah disiplin yang terkait dengan kebaikan dan keburukan dalam berbagai
situasi. Ia merupakan dua sisi mata uang yang dilambangkan oleh etika
organisasi dan etika individu. Etika organisasi membentuk sebuah kode etik
bisnis yang menguraikan petunjuk bagi semua anggotanya dan harus melekat dalam
pekerjaan sehari-hari mereka. Sedangkan etika individu mencakup kebenaran dan
kesalahan perseorangan.
b)
Integritas (kejujuran)
Integritas
mencakup kejujuran, moral, nilai-nilai, keadilan, dan kesetiaan terhadap
kebenaran dan keikhlasan. Karakteristiknya adalah bahwa apa yang diharapkan
oleh pelanggan (internal/eksternal) dan apa yang memang layak untuk mereka
terima. Lawan dari integritas adalah sikap bermuka dua (munafik), dan TQM tidak
akan dapat bekerja dengan baik dalam suasana tersebut.
c)
Kepercayaan
Kepercayaan
adalah produk dari integritas dan prilaku yang beretika. Tanpa kepercayaan,
kerangka kerja dari TQM tidak dapat dibangun. Kepercayaan membantu perkembangan
partisipasi penuh dari semua anggota organisasi. Ia memperkenankan aktifitas
pemberian wewenang yang mendorong kebanggaan turut memiliki perusahaan dan juga
komitmen. Ia memberi peluang dilakukannya pengambilan keputusan pada semua
level dalam organisasi, mengembangkan penanganan resiko oleh tiap-tiap individu
untuk perbaikan berkelanjutan dan membantu dalam menjamin bahwa ukuran-ukuran
yang digunakan terpusat pada perbaikan proses dan tidak digunakan untuk melawan
pendapat orang lain. Kepercayaan adalah sifat dasar untuk menjamin kepuasan
pelanggan. Jadi, kepercayaan membangun lingkungan yang kooperatif (saling
bekerjasama) sebagai dasar untuk TQM.
2. Batu
Bata – mencakup: pelatihan, kerja tim, dan kepemimpinan
Dengan
didasari oleh pondasi yang kuat dari etika, integritas, dan kepercayaan,
selanjutnya batu bata untuk membangun dinding TQM bisa diletakkan diatasnya
sampai pada dasar atap dari pengakuan atau penghargaan, dimana batu bata itu
meliputi:
a)
pelatihan (training)
Training
sangat penting artinya bagi karyawan organisasi agar bisa menjadi lebih
produktif. Disamping itu para Supervisor mesti bertanggungjawab dalam
menerapkan TQM di departemennya, termasuk mengajarkan filsafat dasar dari TQM
kepada semua bawahannya. Training yang biasanya dibutuhkan oleh para karyawan
dalam mendukung penerapan TQM antara lain; kemampuan interpersonal, kecakapan
bekerjasama dalam tim, penyelesaian masalah, pengambilan keputusan, analisa dan
perbaikan kinerja pengelolaan pekerjaan, ekonomi bisnis, dan keterampilan
teknis. Pada saat penciptaan dan pembentukan TQM, para karyawan hendaknya
segera dilatih agar mereka dapat menjadi karyawan yang efektif bagi perusahaan.
b)
Kerjasama tim
Kerjasama
tim juga merupakan sebuah elemen kunci dari TQM, yang menjadi alat bagi
organisasi dalam mencapai kesuksesan. Dengan menggunakan tim kerja, organisasi
akan dapat memperoleh penyelesaian yang cepat dan tepat terhadap semua masalah.
Suatu tim biasanya juga memberikan perbaikan-perbaikan permanen dalam proses
dan operasi-operasi. Dalam sebuah tim, orang-orang merasa lebih nyaman untuk
mengajukan masalah-masalah yang terjadi dan dapat dengan segera memperoleh
bantuan dari pekerja-pekerja lainnya berupa solusi-solusi yang akan digunakan
untuk menanggulangi masalah-masalah yang dihadapi. Secara umum terdapat tiga
jenis tim yang diadopsi oleh organisasi TQM:
1)
tim Perbaikan Mutu (Quality
Improvement Teams atau QITs)
Jenis
ini merupakan bentuk tim sementara yang dibentuk untuk menyelesaikan suatu
masalah spesifik yang sering terjadi berulang-ulang. Tim ini biasanya dibentuk
untuk periode tertentu antara 3 sampai 12 bulan.
2)
tim Penyelesaian Masalah (Problem
Solving Teams atau PSTs)
Jenis
ini juga merupakan bentuk tim sementara yang dibentuk untuk memecahkan
masalah-masalah tertentu dan juga untuk mengidentifikasi dan mengatasi penyebab
dari masalah-masalah tersebut. Umumnya tim ini dibentuk untuk masa kerja 1
minggu sampai 3 bulan.
3)
tim Kerja Biasa (Natural Work Teams
atau NWTs)
Jenis
ini terdiri dari sejumlah grup-grup kecil dari pekerja-pekerja terampil yang
saling berbagi tugas dan tanggungjawab. Tim ini menggunakan konsep-konsep
seperti keterlibatan semua karyawan, pengaturan mandiri dan lingkaran mutu (quality
circles). Tim-tim ini biasanya bekerja untuk jangka waktu 1 sampai 2 jam
per minggu.
c)
Kepemimpinan
Kepemimpinan mungkin merupakan hal yang paling penting dalam
TQM. Ia muncul pada semua tempat dalam organisasi. Kepemimpinan dalam TQM
membutuhkan Manager-Manager yang dapat memberikan pandangan atau visi yang
dapat memberikan ilham, membuat arahan strategis yang dapat dimengerti oleh
semua orang dan menanamkan nilai-nilai sebagai pedoman bagi bawahannya. Agar
TQM bisa berhasil diterapkan dalam organisasi, para Supervisor juga harus
secara sungguh-sungguh memimpin bawahannya. Seorang Supervisor harus mengerti
TQM, percaya akan kegunaannya dan kemudian menunjukkan kesungguhan dan
kepercayaannya itu dalam mempraktekkan TQM setiap hari. Para Supervisor harus
memastikan bahwa strategi, filsafat dasar, nilai-nilai dan sasaran-sasaran mutu
telah disampaikan kepada bawahannya disepanjang organisasi untuk menghasilkan
fokus, kejelasan dan arah dari TQM. Kunci terpenting adalah bahwa TQM harus
diperkenalkan dan dipimpin oleh manajemen puncak. Komitmen dan keterlibatan
personal dari manajemen puncak dibutuhkan dalam rangka penciptaan dan
penyebaran nilai-nilai dan sasaran-sasaran mutu yang jelas dan bersesuaian dengan
sasaran-sasaran dari perusahaan, serta penciptaan dan penyebaran sistem yang
terdefinisi dengan baik, metoda-metoda dan pengukur kinerja untuk mengukur
pencapaian sasaran-sasaran tersebut.
3.
Campuran
Semen Pengikat – mencakup: komunikasi
Komunikasi akan mengikat segala sesuatu secara bersama-sama.
Dimulai dari pondasi sampai ke atap dari suatu bangunan TQM, semua elemen
diikat oleh campuran semen pengikat berupa komunikasi. Ia bertindak sebagai
sebuah mata rantai penghubung antara semua elemen TQM. Komunikasi berarti
sebuah pemahaman bersama terhadap satu atau sekelompok ide-ide antara pengirim
dan penerima informasi. TQM yang sukses menuntut komunikasi dengan, dan/atau
diantara, semua anggota organisasi, pemasok dan juga pelanggan. Para Supervisor
harus memelihara keterbukaan dari arus komunikasi dimana seluruh karyawannya
dapat mengirim dan menerima semua informasi tentang proses-proses TQM. Adalah
suatu hal yang vital bahwa komunikasi harus dirangkai dengan penyampaian
informasi yang benar bukan dengan informasi yang keliru. Supaya komunikasi bisa
menjadi sesuatu yang dapat dipercaya maka pesan yang disampaikan harus jelas
dan penerima informasi harus memiliki penafsiran yang sama dengan apa yang
dimaksud pengirimnya.
4.
Atap –
mencakup: Penghargaan
Penghargaan adalah elemen terakhir dari keseluruhan sistem
TQM. Ia sebaiknya diberikan untuk saran-saran dan pencapaian-pencapaian yang
memuaskan baik dihasilkan oleh suatu tim ataupun individu. Para karyawan akan
didorong untuk berusaha keras memperoleh penghargaan untuk dirinya dan untuk
timnya. Menemukan dan mengenal para kontributor dari saran-saran dan
pencapaian-pencapaian yang baik tersebut merupakan tugas dari seorang
Supervisor. Begitu para kontributor ini dihargai, mereka akan dapat mengalami
perubahan yang sangat besar dalam hal penghargaan-diri, produktivitas, mutu dan
jumlah karya, yang pada akhirnya mendorong seseorang untuk berusaha lebih giat
dalam tugas sehari-harinya. Penghargaan datang dalam bentuk terbaiknya jika
saran-saran tersebut diikuti oleh sebuah tindakan langsung untuk mencapai hasil
yang baik oleh kontributor tersebut.
0 komentar :
Post a Comment